Die Regeln vor der Anwendung klären
Welche Angaben braucht eine Anfrage? Wer entscheidet darüber? Gibt es Betragsgrenzen, Vertretungen oder mehrere Prüfschritte? Diese Regeln legen wir gemeinsam fest, bevor sie in einer Anwendung abgebildet werden.
Der Ablauf kann für Bestellungen, interne Anträge oder andere regelmäßig wiederkehrende Entscheidungen aufgebaut werden. Welche Funktionen benötigt werden, richtet sich nach der Aufgabe und den vorhandenen Systemen.
Beispiel: eine Bestellanforderung
Eine Person erfasst Artikel, Menge und Begründung in einem Formular. Die Anfrage wird der zuständigen Stelle zur Prüfung zugeordnet. Diese gibt frei, lehnt ab oder stellt eine Rückfrage. Wer die Anforderung gestellt hat, kann den Bearbeitungsstand nachsehen.
Das ist ein möglicher Ablauf zur Veranschaulichung. Die Zuständigkeiten und Entscheidungen deines Betriebs bilden die Grundlage für die tatsächliche Umsetzung.
Was wir in der Planung berücksichtigen
- Pflichtangaben und Anhänge je nach Anfrageart
- Prüfschritte, Zuständigkeiten und Vertretungsregeln
- Rückfragen, Ablehnungen und erneute Einreichungen
- Benachrichtigungen und bei Bedarf Erinnerungen
- Zugriffsrechte und Dokumentation der Entscheidungen
Die Entscheidung bleibt beim Menschen
Die Anwendung übernimmt die vereinbarte Zuordnung und macht den Status sichtbar. Fachliche Entscheidungen treffen die dafür zuständigen Personen. Im gemeinsamen Test prüfen wir sowohl den üblichen Ablauf als auch Rückfragen und Ausnahmen.